> ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://ajuda.atletis.com.br/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Cronograma para organizar um evento esportivo > Cronograma com prazos, de 7 meses antes ao pós-prova, para organizar corrida, trail, pedal, triatlo, travessia ou torneio. **Resposta curta:** comece a organizar um evento esportivo **cerca de 7 meses antes** da prova e trabalhe de trás para a frente a partir da data. O caminho tem sete fases: **planejamento** (7 a 5 meses antes), **licenças e contratos** (5 a 4 meses), **lançamento** (antes de abrir as inscrições), **inscrições abertas** (3 meses a 1 mês antes), **reta final** (o último mês), **dia da prova** e **pós-evento** (até um mês depois). O que mais atrasa um evento são as licenças, então elas vêm logo no começo. Vale para corrida, trail, pedal, triatlo, travessia de natação, torneio de quadra ou campeonato de luta; o que muda de uma modalidade para outra são algumas tarefas a mais. O [Checklist de Evento](https://ajuda.atletis.com.br/checklist-de-evento.md) monta esse cronograma de graça e sem cadastro: você coloca a data da prova e recebe mais de 90 tarefas, cada uma com o prazo contado a partir dela. ## Por que contar tudo a partir da data da prova A data da prova é a única coisa fixa. Todo o resto depende dela: a resposta da prefeitura, a produção do kit, a abertura das inscrições, a contagem regressiva. Por isso o cronograma se escreve em "dias antes da prova" (D-180, D-90, D-7). Se a data mudar, os prazos andam juntos, e o que está atrasado aparece hoje, não na semana da prova. ## As sete fases e o que entra em cada uma **Planejamento (até 5 meses antes).** Defina data, distâncias ou categorias e nome provisório, conferindo conflitos com outros eventos e feriados na região. Monte o orçamento e a meta de inscrições, com reserva para imprevistos. Esboce o percurso ou escolha o local, defina quem cuida de cada área e protocole os pedidos na prefeitura, no órgão de trânsito e no Corpo de Bombeiros. **Licenças e contratos (5 a 4 meses antes).** É a fase de fechar o que tem prazo longo: cotas e abordagem de patrocinadores, cotação e contrato dos fornecedores prioritários (cronometragem, camiseta, medalha, estrutura), identidade visual do evento, seguro do atleta e de responsabilidade civil e a autorização preliminar dos órgãos públicos. **Lançamento (pouco antes de abrir as inscrições).** Publique o save the date, defina lotes, preços, categorias e kit, escreva o regulamento e a política de cancelamento e reembolso, monte o formulário de inscrição e crie a página de inscrição do evento, com um link único para a bio, os posts e os anúncios. **Inscrições abertas (3 meses a 1 mês antes).** Abra o primeiro lote, divulgue, acompanhe as vendas toda semana e vire os lotes no prazo. Aqui também entram a aprovação da arte final da camiseta e da medalha (quanto mais tarde, maior o risco de o kit não chegar), a reunião técnica com trânsito e polícia, a vistoria, a contratação de ambulância e socorristas, o recrutamento da equipe e dos voluntários e a definição da retirada de kit e da premiação. **Reta final (o último mês).** Vire o último lote, faça a contagem regressiva, imprima os números de peito, confirme a estrutura, reúna a equipe, encerre as inscrições, mande as instruções finais aos atletas e faça a retirada de kit. **Dia da prova.** Vira um checklist operacional: estrutura testada, equipe no posto, ambulância no local, hidratação pronta, largada no horário, premiação organizada, plano de contingência à mão e as ocorrências anotadas. **Pós-evento (até um mês depois).** Publique os resultados, poste as fotos, envie a pesquisa de satisfação, pague os fornecedores, mande o relatório aos patrocinadores e feche o financeiro. Anunciar logo a próxima edição aproveita a empolgação do atleta. ## Exemplo: o cronograma de uma prova em 13/06/2027 Um evento fictício marcado para o domingo, 13/06/2027, que pode ser um pedal, uma corrida ou uma travessia. A tabela mostra alguns marcos do cronograma sugerido pelo Checklist de Evento, com a data que cada um ganha. As datas são só um exemplo da conta. | Prazo | Data | Tarefa | | - | - | - | | D-210 | 15/11/2026 | Definir data, distâncias ou categorias e nome provisório | | D-165 | 30/12/2026 | Protocolar o pedido na prefeitura e no órgão de trânsito | | D-150 | 14/01/2027 | Montar as cotas e abordar patrocinadores | | D-120 | 13/02/2027 | Contratar o seguro do atleta e o de responsabilidade civil | | D-95 | 10/03/2027 | Escrever o regulamento e criar a página de inscrição | | D-90 | 15/03/2027 | Abrir as inscrições do 1º lote | | D-60 | 14/04/2027 | Aprovar a arte final da camiseta e da medalha; virar para o 2º lote | | D-45 | 29/04/2027 | Contratar ambulância, socorristas, banheiros e som | | D-30 | 14/05/2027 | Virar para o último lote e começar a contagem regressiva | | D-10 | 03/06/2027 | Encerrar as inscrições e fechar a lista de atletas | | D-7 | 06/06/2027 | Mandar as instruções finais aos atletas | | D-1 | 12/06/2027 | Testar gerador, cronometragem e internet | | D+1 | 14/06/2027 | Publicar os resultados e o álbum de fotos | Se a prova passar para 20/06/2027, cada linha anda sete dias, e por isso vale uma ferramenta que recalcula sozinha. ### O que muda por modalidade A base é a mesma para todo evento. Cada modalidade soma tarefas próprias: * **Trail:** autorização do dono da área ou da gestão do parque logo no começo, equipamento obrigatório no regulamento, plano de resgate para os trechos de difícil acesso e a marcação do percurso com fitas e placas na antevéspera (e o recolhimento depois). * **Pedal:** capacete obrigatório e regras de vácuo no regulamento, batedores e escolta contratados com antecedência e apoio mecânico no percurso. * **Triatlo e travessia de natação:** autorização da Marinha ou do órgão responsável pela água com bastante antecedência, segurança aquática (guarda-vidas, barcos e caiaques), conferência da temperatura da água na semana da prova e, no triatlo, a montagem da área de transição na véspera. * **Torneio de quadra e campeonato de luta:** o percurso dá lugar ao local e à agenda. Reserve o ginásio ou as quadras cedo, feche arbitragem e mesa, e defina formato e categorias antes de abrir as inscrições. Depois que elas fecham, monte a [chave do torneio](https://ajuda.atletis.com.br/organizadores/guias/chave-do-torneio.md) e a ordem dos jogos ou lutas. ## Erros que mais atrasam um evento * **Deixar as licenças para depois do lançamento.** Os órgãos públicos têm prazos próprios, e sem autorização não há prova. * **Abrir as inscrições antes do regulamento e da política de cancelamento.** O atleta precisa saber o que comprou e o que acontece se desistir ou se a prova mudar de data. * **Aprovar a arte do kit em cima da hora.** Camiseta e medalha têm tempo de produção. Aprovar tarde é a forma mais comum de o kit chegar depois da retirada. * **Não dividir as tarefas.** Com tudo numa pessoa só, o urgente engole o importante. ## Perguntas frequentes ### Com quanto tempo de antecedência devo começar a organizar um evento esportivo? O cronograma completo começa cerca de 7 meses antes da prova, com as inscrições abertas 3 meses antes. Com menos tempo, comece pelas licenças, pelos fornecedores de prazo longo e pelo regulamento. ### O que fazer primeiro ao organizar uma corrida, um pedal ou um torneio? Primeiro a data, o formato (distâncias, categorias ou chaves) e o local, conferindo se não há outro evento parecido na mesma data na região. Em seguida, o orçamento: saber quanto custa e quantos inscritos pagam a conta guia todo o resto. O guia de [preço da inscrição](https://ajuda.atletis.com.br/organizadores/guias/preco-da-inscricao.md) mostra essa conta. ### Meu evento é daqui a poucos meses. Ainda dá tempo? Na maioria dos casos, dá. Liste o que já passou do prazo sugerido e resolva primeiro o que impede a prova de acontecer: autorizações, seguro, ambulância e regulamento. Depois, abra as inscrições com menos lotes, como mostra a página de [lotes](https://ajuda.atletis.com.br/organizadores/lotes.md), e concentre a [divulgação do evento](https://ajuda.atletis.com.br/organizadores/guias/divulgacao-do-evento.md) nas semanas que restam. ## Monte o cronograma do seu evento O [Checklist de Evento](https://ajuda.atletis.com.br/checklist-de-evento.md) é gratuito, funciona no navegador e não pede cadastro. Você escolhe a modalidade (corrida de rua, trail, ciclismo, triatlo ou caminhada), coloca a data e recebe as mais de 90 tarefas com prazo, separadas nas sete fases. O que passou do prazo fica em vermelho e o que vence nos próximos 7 dias, em laranja. Você marca o que fez, muda prazos, esconde o que não vale e cria as suas tarefas, o que adapta a lista a uma travessia, um torneio ou uma luta. Dá para baixar em planilha. Com o Atletis PRO, cada tarefa ganha o 5W2H e um responsável da equipe, e o checklist sai em PDF. Os dados ficam só no seu navegador. > [card] [Abrir o Checklist de Evento](https://ajuda.atletis.com.br/checklist) > > Comece pelo exemplo pronto ou coloque a data do seu evento. Com o cronograma pronto, o próximo passo é fechar a conta: veja como calcular o [preço da inscrição](https://ajuda.atletis.com.br/organizadores/guias/preco-da-inscricao.md) a partir dos custos. This documentation is built and hosted on [Mintlify](https://mintlify.com), a developer documentation platform.