Os documentos que o atleta lê e aceita
Regulamento responde às perguntas do atleta: data, horário, local, percursos ou chaves, categorias, regra de idade, kit, retirada, premiação, cancelamento e reembolso. Na Atletis, o regulamento é anexado em PDF à página do evento e é o que o atleta mais procura antes de se inscrever. O de corrida fala de percurso e tempo limite; o de torneio de quadra, de chaveamento e W.O.; o de luta, de pesagem e categoria de peso. Termo de responsabilidade é a declaração do atleta de que conhece o regulamento, está apto para a prova e assume os riscos da atividade. Na Atletis, o aceite de termos já faz parte do fluxo de inscrição, e você pode anexar termos adicionais em PDF na página do evento. Antes de criar um campo de aceite no formulário, confira se esse aceite já atende ao seu caso. Autorização para menor é o documento em que o pai, a mãe ou o responsável autoriza a participação de quem tem menos de 18 anos. Na Atletis, quem tem menos de 16 anos não cria conta e é inscrito por um responsável. Entre 16 e 18, o atleta se inscreve sozinho, e a plataforma não exige termo. Por isso a autorização é sua: anexe o termo para menores na página do evento e diga, na descrição e no regulamento, que ele será exigido assinado na retirada do kit. Para limitar quem pode se inscrever, use a regra de idade. Termo de retirada por terceiros autoriza outra pessoa a buscar o kit do atleta. Também vai anexado à página do evento e evita discussão no dia da entrega.Ficha médica: quando faz sentido
Nem todo evento precisa de ficha médica. Uma caminhada de 5 km pode funcionar só com o termo de responsabilidade. Um ultra trail, um triatlo, uma travessia em mar aberto ou uma luta pedem mais: tipo sanguíneo, alergias, doenças, medicação e contato de emergência. Algumas federações e regulamentos exigem atestado médico para competir. Confira o que a federação da sua modalidade pede. Você pode coletar parte disso no próprio formulário de inscrição: tipo sanguíneo e telefone de emergência são campos prontos, e condições médicas viram pergunta personalizada, só nas inscrições que precisam. Para uma anamnese completa, a Atletis tem a ficha médica digital, uma ferramenta avançada que pode ser solicitada ao time: ela é enviada por e-mail depois da inscrição e as respostas ficam no painel. Se o evento pede atestado em papel, o Banco de Arquivos tem um modelo de atestado médico para você adaptar.Os documentos que você mostra para fora
Proposta de patrocínio é o documento que apresenta o evento a uma empresa: público esperado, perfil dos atletas, alcance da divulgação e o que cada cota entrega (marca na camiseta, no backdrop, no kit, espaço na arena). Feche o patrocínio por escrito antes de contar com ele no orçamento: patrocínio prometido não entra no preço da inscrição. Mockups são imagens que simulam a peça pronta: a camiseta com a arte e as marcas, o kit montado, o banner na largada, o backdrop do pódio. Com eles, o patrocinador confere posição e tamanho da marca, o fornecedor entende o que vai produzir e você não refaz uma tiragem por um logo errado. Num torneio de beach tennis, o mockup do backdrop mostra a marca atrás da quadra central.Exemplo: os documentos de uma prova com 300 atletas
Uma prova com 300 vagas e categoria juvenil, que pode ser um trail, um pedal ou um aquathlon. A tabela mostra o que cada documento faz, quem assina e quando ele precisa estar pronto.
O regulamento vem primeiro, porque os termos e a página repetem o que ele diz. Os mockups vêm depois do patrocínio fechado, quando as marcas estão confirmadas.
Erros que mais travam a documentação
- Regulamento e página do evento dizendo coisas diferentes. Mude um, mude o outro.
- Autorização para menor que ninguém pede. Se o termo não for exigido na retirada do kit, ele não protege ninguém. Escreva a regra no regulamento e treine a equipe da entrega.
- Mandar produzir sem mockup aprovado. Logo fora de posição na camiseta é custo de nova tiragem e desgaste com o patrocinador.
- Deixar o alvará para a última semana. Cada prefeitura tem o seu processo.
Perguntas frequentes
O que precisa ter no regulamento de um evento esportivo?
O básico é: nome, data, horário e local; modalidades, percursos ou formato da disputa; categorias e regra de idade; o que vem no kit e como retirar; premiação; regras de conduta e desclassificação; política de cancelamento e reembolso; e contato da organização. Para eventos com ranking ou federados, confira o modelo da federação da modalidade.Menor de idade pode participar de corrida ou campeonato sem autorização?
Depende do regulamento do evento, mas o mais seguro é exigir a autorização assinada do responsável para quem tem menos de 18 anos. Na Atletis, quem tem menos de 16 é inscrito por um responsável, e entre 16 e 18 o atleta se inscreve sozinho. Por isso a autorização deve ser pedida por você, de preferência na retirada do kit, com o termo anexado à página do evento.Atestado médico é obrigatório em evento esportivo?
Não existe uma regra única para todo evento. Algumas federações exigem atestado para competir, e algumas modalidades de risco maior costumam pedir. Em eventos de participação, é comum usar só o termo de responsabilidade. Confira com a federação da modalidade e, na dúvida, com um advogado.Baixe os modelos e mockups
O Banco de Arquivos é gratuito e não pede cadastro. Tem mockups em PSD de camiseta, sacochila, boné, pulseira, caneca, crachá, banner, windbanner e backdrop, para mostrar ao patrocinador como a marca dele fica, e um modelo de atestado médico para adaptar. Quem não tem um editor pago abre os PSD em editores gratuitos que rodam no navegador. Se não achar o que precisa, a busca sem resultado mostra o botão Pedir esse arquivo.Abrir o Banco de Arquivos
Baixe os mockups e o modelo de atestado para o seu evento.