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O check-in no dia da prova só flui bem quando o trabalho de base foi feito antes da largada. O check-in da Atletis é um webapp: roda no navegador do celular, tablet ou notebook, sem instalação. Não existe um aplicativo para baixar em loja. Ele se conecta diretamente à lista de inscritos do seu evento, para que cada voluntário em uma estação de credenciamento veja os mesmos dados atualizados — sem planilhas impressas, sem versões conflitantes, sem conciliação de última hora. Esta página explica como o check-in funciona, como preparar sua equipe e o que fazer quando aparecem casos fora do padrão no portão de entrada.

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O que o check-in faz

O check-in identifica cada participante na sua lista de inscritos, marca a chegada no momento em que a pessoa é confirmada e torna esse status visível em tempo real para todos os dispositivos conectados ao seu evento. Como a lista vem diretamente das inscrições na Atletis, os mesmos dados que os participantes usaram para se inscrever — nome, CPF, categoria, lote e status do pagamento — são o que seus voluntários veem quando alguém chega ao portão.

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Onde o atleta encontra o QR Code

O QR Code da credencial está no comprovante em PDF, que o atleta baixa em Minhas inscrições na Atletis. Ele não vem no corpo do e-mail de confirmação.
Avise os participantes, na comunicação da semana do evento, para baixar o comprovante PDF antes de sair de casa. Um atleta que chega ao portão procurando o e-mail é o que mais trava a fila.

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Como dar acesso à sua equipe

O check-in está incluído em todo evento criado na Atletis, sem custo adicional. Para preparar sua equipe:
  • Convide cada voluntário como colaborador, pelo e-mail dele, e escolha o nível de acesso de check-in — um perfil restrito, que libera só o que aquela pessoa precisa para credenciar.
  • Cada voluntário entra com a própria conta, no navegador do celular ou tablet.
  • Vários membros da equipe podem fazer check-in ao mesmo tempo em dispositivos diferentes — todos os registros aparecem na mesma lista em tempo real.
Nunca compartilhe as suas credenciais de organizador com voluntários. O login de organizador dá acesso a dados financeiros e à configuração do evento. Convide cada pessoa com o nível de acesso de check-in.

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Preparando o check-in no dia do evento

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Entre no check-in

Cada voluntário abre o navegador no endereço do painel e entra com a própria conta. Garanta que todos os dispositivos estejam conectados à internet antes de os participantes começarem a chegar.
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Selecione o evento

Escolha o evento que você está realizando. A lista de participantes carrega da plataforma — é a mesma lista visível no painel do organizador.
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Defina as funções em cada estação

Antes de abrir os portões, confirme quais voluntários conferem documentos, quais leem os QR Codes e quem cuida das exceções. Ter uma pessoa dedicada às exceções evita que um único caso atípico crie fila no portão principal.
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Leia o QR Code de cada participante

Aponte a câmera para o QR Code do comprovante PDF do participante. A inscrição é validada e a chegada é registrada.
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Separe a retirada de kit do credenciamento

Depois do check-in, encaminhe o participante para a área de retirada de kits como uma etapa física distinta. Misturar conferência de identidade e entrega de kit na mesma estação cria um gargalo duplo. Mantenha os fluxos separados para que uma fila não trave a outra.
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Acompanhe a presença em tempo real

A qualquer momento durante o evento, você pode abrir o painel do organizador para ver, em tempo real, quem já fez e quem ainda não fez check-in. Essa informação ajuda a definir o ritmo das ondas de largada e a planejar a logística durante o evento.

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Como lidar com exceções no portão

Nem todo participante vai chegar com o QR Code em mãos e o pagamento aprovado. Combine uma resposta para cada cenário antes de abrir os portões — uma regra decidida com antecedência mantém a fila andando e evita que voluntários diferentes tomem decisões contraditórias.
Contingência se a internet do local cair: imprimir ou baixar uma cópia da lista de inscritos (a exportação em Excel do painel) na noite anterior é uma precaução que muitos organizadores adotam — a decisão é sua, não é um procedimento oficial da Atletis. Se usar a lista em papel, designe um voluntário para controlá-la e registre esses check-ins no painel assim que a conexão voltar. Não há registro offline automático: o check-in precisa de conexão para gravar.

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Planejamento pré-evento para um portão mais fluido

A leitura do QR Code é rápida, mas a velocidade do seu portão depende tanto da estrutura física e da preparação da equipe quanto da tecnologia. Defina as funções da equipe antes do dia. Decida quantos voluntários você precisa por ponto de check-in com base no público esperado e nas janelas de chegada. Um único voluntário atendendo 200 chegadas em um pico de 30 minutos vai criar fila, por mais rápido que o sistema responda. Uma referência geral: planeje uma estação de leitura ativa para cada 50 a 75 participantes previstos na hora de pico. Separe o check-in da retirada de kit. Confirme que cada fluxo tem um caminho físico claro, com sinalização visível. Um participante que passa pelo check-in e depois entra na fila do kit no mesmo balcão atrasa quem vem logo atrás. Oriente a equipe sobre as regras de exceção. Passe com cada voluntário a tabela de exceções acima antes de abrir os portões. Dez minutos de alinhamento antes do evento evitam decisões improvisadas que geram resultados inconsistentes — e participantes frustrados. Teste antes do dia. Na véspera, entre pelo navegador de cada dispositivo que será usado, verifique se a lista de participantes carrega e se a câmera lê o QR Code sob diferentes condições de iluminação.
A Atletis fornece a ferramenta; a operação do dia do evento é do organizador.